БАЛТИЙСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОЛОГИИ, ПОЛИТИКИ И ПРАВА (БИЭПП)

Филиал в г. Челябинске 

ornamemt buepl bp 800

ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ 

 

Положение о канцелярии. PDF ►►►

 

Настоящее положение о канцелярии «Балтийского института  экологии, политики и права »  (далее –  Институт) определяет её основные задачи, функции, права, ответственность, взаимодействие с другими структурными подразделениями.

 

1. Общие положения

 

1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением института, создается и ликвидируется приказом ректора института.

1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется ректору института.

1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом.

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:

- законодательством Российской Федерации;

- уставом института;

- Правилами внутреннего распорядка Института;

- настоящим положением.

 

2. Организационная структура

 

2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает ректор, исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с отделом кадров и бухгалтерией.

2.2. Канцелярия может иметь в своем составе такие структурные подразделения как архив, секретариат и студенческую канцелярию.

2.3. Положения о подразделениях канцелярии утверждаются ректором.

 

3. На канцелярию возлагаются следующие задачи:

 

3.1. Организация делопроизводства в Институте.

3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения Института.

3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.

 

4. Канцелярия выполняет следующие функции:

 

4.1. Ведение делопроизводства в Институте.

4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.

4.6. Разработка инструкций по делопроизводству в Институте и их внедрение.

4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства в Институте.

4.8. Методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях Института, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.

4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.

4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также  предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

 

5. Права

 

5.1. Канцелярия имеет право:

 - давать указания подразделениям Института по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;

- требовать и получать от подразделений  материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.

- требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

- возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.

5.2. Начальник канцелярии вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству института о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

 

6. Взаимодействие и связь с другими структурными подразделениями для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:

 

6.1. Со всеми подразделениями Института по вопросам:

- ведения делопроизводства;

- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;

- подготовки и представления документов;

- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;

- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению.

6.2. С отделом информационно-технической поддержки по вопросам:

- обеспечения оргтехникой, оборудованием;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного  оборудования, пр.

6.3. С юрисконсультом и отделом кадров по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов, обеспечению бланками документов.

 

7. Ответственность

 

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

- организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

- сохранность принятых в работу документов;

- соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

- обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;

- подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;

- соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.

7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.

 

Положение о канцелярии. PDF ►►►

 

ornamemt buepl bp 800