ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ
Положение о канцелярии. PDF ►►►
Настоящее положение о канцелярии «Балтийского института экологии, политики и права » (далее – Институт) определяет её основные задачи, функции, права, ответственность, взаимодействие с другими структурными подразделениями.
1. Общие положения
1.1. Канцелярия, являясь самостоятельным структурным подразделением института, создается и ликвидируется приказом ректора института.
1.2. Канцелярия непосредственно подчиняется ректору института.
1.3. Канцелярию возглавляет заведующий, назначаемый на должность приказом.
1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется:
- законодательством Российской Федерации;
- уставом института;
- Правилами внутреннего распорядка Института;
- настоящим положением.
2. Организационная структура
2.1. Структуру и штатную численность канцелярии утверждает ректор, исходя из конкретных условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с отделом кадров и бухгалтерией.
2.2. Канцелярия может иметь в своем составе такие структурные подразделения как архив, секретариат и студенческую канцелярию.
2.3. Положения о подразделениях канцелярии утверждаются ректором.
3. На канцелярию возлагаются следующие задачи:
3.1. Организация делопроизводства в Институте.
3.2. Обеспечение единого порядка документационного обеспечения Института.
3.3. Контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив.
4. Канцелярия выполняет следующие функции:
4.1. Ведение делопроизводства в Институте.
4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.
4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.
4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.
4.6. Разработка инструкций по делопроизводству в Институте и их внедрение.
4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства в Институте.
4.8. Методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях Института, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.
4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.
4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.
4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.
4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
5. Права
5.1. Канцелярия имеет право:
- давать указания подразделениям Института по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;
- требовать и получать от подразделений материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.
- требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;
- возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;
- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.
5.2. Начальник канцелярии вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству института о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
6. Взаимодействие и связь с другими структурными подразделениями для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, канцелярия взаимодействует:
6.1. Со всеми подразделениями Института по вопросам:
- ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению.
6.2. С отделом информационно-технической поддержки по вопросам:
- обеспечения оргтехникой, оборудованием;
- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.
6.3. С юрисконсультом и отделом кадров по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов, обеспечению бланками документов.
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.
7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:
- организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;
- организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
- сохранность принятых в работу документов;
- соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;
- обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;
- подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;
- соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.
Положение о канцелярии. PDF ►►►